SBIR結案怎麼準備?成果報告與驗收流程整理

SBIR計畫通過並完成簽約後,企業不只是依照計畫內容執行研發,還必須在計畫期程結束時,提出足以證明成果、經費支用與查核點完成情況的結案資料。

許多企業到了結案前一個月,才開始整理測試報告、照片、發票、薪資資料與專戶明細,結果常發現:

  • 計畫書承諾的指標沒有實際測量
  • 查核點完成了,卻沒有留下佐證文件
  • 人員異動沒有事先辦理變更
  • 實際支出與核定經費表不一致
  • 委外成果沒有驗收紀錄
  • 設備、材料或技術移轉費缺少付款證明
  • 成果報告內容與原核定計畫書不同
  • 到結案時才發現部分項目無法核銷

因此,SBIR結案不能只理解為「寫一份成果報告」。完整結案通常同時包括:

  1. 技術成果整理
  2. 查核點完成證明
  3. 工作進度與差異說明
  4. 會計報告及經費核銷
  5. 專戶結清與請款或繳回事宜
  6. 技術及財務查證
  7. 補件、修正與正式結案

中央型SBIR的補助款撥付會依計畫期程及契約分期辦理;依115年度申請須知,期程未逾9個月的計畫,補助款原則上分為兩期,第二期款須待結案報告審查通過後撥付。實際撥款方式仍以個案契約為準。


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一、SBIR結案主要驗收什麼?

評審或計畫管理單位通常不是只看產品有沒有做出來,而是會從以下幾個面向檢查。

驗收面向
主要檢查內容
企業應準備資料
計畫執行情況
是否依核定內容完成工作
工作成果、執行紀錄、差異說明
查核點
每項指標是否達成
測試報告、數據、照片、系統畫面
技術成果
技術、產品或服務是否完成
原型、樣品、程式、技術文件
場域驗證
是否完成實測或試營運
場域紀錄、使用者名單、驗證報告
預期效益
是否產生初步營運或市場成果
訂單、合作意向、試用紀錄
人力投入
研發人員是否實際參與
薪資、投保資料、工時或工作紀錄
經費支用
支出是否符合核定用途
憑證、傳票、付款證明、明細表
變更管理
人員、經費、期程變更是否合法
核准函、備查文件、變更紀錄
專戶管理
補助款收支是否清楚
專戶存摺、利息、結清或銷戶證明

最重要的原則是:

原核定計畫書寫了什麼,結案時就要證明什麼。

如果計畫書承諾完成三項技術模組、兩處場域測試與一項性能指標,成果報告就必須逐項對照,不能只以一份產品簡介取代。


二、SBIR結案流程快速整理

中央型SBIR個案的實際流程,應以計畫辦公室通知為準;一般管理邏輯可整理如下。

第一階段:結案前盤點

企業先檢查:

  • 工作項目是否全部完成
  • 查核點是否達成
  • 是否有未完成或落後項目
  • 計畫人員是否有異動
  • 經費是否依核定內容支用
  • 委外、設備、材料是否完成驗收
  • 所有支出是否在計畫期間內發生
  • 是否有應辦理但尚未完成的變更

第二階段:整理技術成果

將每個工作項目及查核點對應到:

  • 技術文件
  • 測試數據
  • 樣品照片
  • 系統畫面
  • 操作影片
  • 試驗紀錄
  • 驗證單位報告
  • 使用者測試結果
  • 合作或試營運證明

第三階段:編製結案成果報告

成果報告通常會包括:

  • 計畫基本資料
  • 執行摘要
  • 工作項目執行情況
  • 查核點達成情形
  • 技術成果
  • 預期效益
  • 智慧財產權
  • 人力投入
  • 差異與原因
  • 後續商品化規劃

第四階段:編製會計報告

財務資料通常須整理:

  • 經費彙總表
  • 各科目支出明細
  • 補助款與自籌款分攤
  • 專戶收支
  • 人事費資料
  • 材料及耗材憑證
  • 設備使用或維護資料
  • 委外契約與成果驗收
  • 技術移轉或專利相關資料
  • 付款證明與會計傳票

第五階段:送件與初審

送交計畫辦公室後,可能進行:

  • 文件完整性檢查
  • 技術報告初審
  • 會計報告書面查核
  • 缺件通知
  • 數據或憑證補充
  • 支出調整或核減

第六階段:技術驗收或會議審查

依計畫類型,可能採:

  • 書面審查
  • 線上簡報
  • 實地查訪
  • 樣品展示
  • 系統操作示範
  • 場域成果確認
  • 專家會議審查

第七階段:修正與正式結案

如有審查意見,企業須在指定期限內補充或修正。審查通過後,再依通知辦理:

  • 尾款請領
  • 應繳款項繳回
  • 專戶孳息處理
  • 專戶結清或銷戶
  • 正式結案文件歸檔

三、結案前多久開始準備?

不建議等到最後一個月才開始。

比較穩定的做法是將結案分成三個時間點。

計畫執行期間:同步留存

每完成一項工作就保存:

  • 版本紀錄
  • 測試紀錄
  • 會議紀錄
  • 樣品照片
  • 系統截圖
  • 採購與驗收文件
  • 合作單位往來資料
  • 付款證明
  • 人員投入紀錄

結案前三個月:第一次盤點

逐項檢查:

  • 查核點還缺哪些數據
  • 哪些測試尚未完成
  • 哪些項目需要第三方驗證
  • 是否有人員或經費變更
  • 預算是否有過度或不足支用
  • 委外工作是否能如期交付

結案前一個月:定稿與補強

完成:

  • 最終測試
  • 查核點證據彙整
  • 成果報告初稿
  • 會計報告核對
  • 專戶明細核對
  • 驗收簡報及展示準備
  • 缺漏文件補齊

計畫書格式通常要求在結案當月設置驗收查核點,因此企業應在期程內完成最後一項可驗證成果,而不是等期程結束後才開始製作。


四、成果報告常見章節

實際表單應使用計畫辦公室提供的版本。常見成果報告架構如下。

1. 計畫基本資料

包括:

  • 計畫名稱
  • 公司名稱
  • 計畫編號
  • 執行期間
  • 計畫主持人
  • 核定總經費
  • 核定補助款
  • 實際支出
  • 申請階段

所有資料必須與契約及核定計畫書一致。


2. 計畫執行摘要

摘要應濃縮說明:

  • 原始問題
  • 研發方法
  • 完成成果
  • 關鍵指標
  • 場域驗證
  • 初步市場效益
  • 與原計畫的主要差異

可以使用以下結構:

本計畫原訂解決某項產業問題,透過某項技術或服務方法,完成若干研發模組、產品原型及場域驗證。全程已達成若干項查核點,其中核心性能達到某項數值。計畫成果已於某類型場域完成測試,後續將以某種商業模式推廣。

摘要不能只寫「均依計畫完成」,應放入最重要的成果數字。


3. 工作項目執行情形

建議依原核定計畫書的工作項目逐項填寫。

原工作項目
原定內容
實際完成內容
完成度
佐證附件
資料蒐集與標註
建立瑕疵資料集
完成資料蒐集及分類
100%
附件一
模型開發
建立辨識模型
完成模型與調校
100%
附件二
原型系統
完成操作原型
完成前後端整合
100%
附件三
場域測試
完成實廠測試
完成兩處測試
100%
附件四

不要改用完全不同的分類,否則評審需要自行比對原計畫書,容易產生落差。


五、查核點達成情形怎麼寫?

查核點是結案驗收的核心。

每一項查核點至少要列出:

  • 原核定內容
  • 原定完成時間
  • 實際完成時間
  • 達成結果
  • 測試方式
  • 證明文件
  • 是否達成
  • 差異說明

查核點範例一:AI辨識

原核定查核點:

完成瑕疵辨識模型,測試準確率達90%以上。

結案寫法:

已完成瑕疵辨識模型,使用獨立測試資料進行驗證,共測試1,000筆影像,其中正確辨識920筆,整體準確率為92%。測試資料來源、分類方式及混淆矩陣詳附件二。

查核點範例二:設備監控

原核定查核點:

完成三類設備訊號蒐集及異常警示功能。

結案寫法:

已完成CNC加工機、空壓機及主軸設備等三類資料蒐集模組,支援振動、溫度與電流訊號,並完成異常門檻及通知機制。實際場域連續運轉測試紀錄詳附件三。

查核點範例三:創新服務

原核定查核點:

完成至少20家企業試用。

結案寫法:

已完成22家目標企業帳號建立,其中20家完成核心服務流程,18家回收有效問卷。試用企業名單、使用紀錄及問卷分析詳附件四。


查核點證據應具備什麼?

好的證據應能回答:

  • 誰做的?
  • 什麼時間做的?
  • 在哪裡測試?
  • 使用什麼方法?
  • 測試多少樣本?
  • 得到什麼結果?
  • 如何證明數字可信?

單純放一張系統截圖,通常不足以證明性能指標。

例如,若查核點是系統回應時間低於兩秒,應提供:

  • 測試環境
  • 硬體規格
  • 測試次數
  • 平均值
  • 最大值或分布
  • 測試日期
  • 原始紀錄

六、成果佐證資料有哪些?

依不同計畫類型,可準備以下資料。

製造業及硬體研發

  • 樣品照片
  • 設計圖
  • BOM表
  • 材料規格
  • 測試報告
  • 加工紀錄
  • 試產紀錄
  • 第三方檢測
  • 設備運轉數據
  • 良率比較
  • 改良前後性能比較

軟體及AI計畫

  • 系統架構圖
  • 功能畫面
  • API文件
  • 資料庫架構
  • 版本紀錄
  • 模型訓練紀錄
  • 測試資料說明
  • 準確率、召回率或誤判率
  • 壓力測試
  • 資安測試
  • 操作影片
  • 使用者測試結果

創新服務

  • 服務流程
  • 試營運紀錄
  • 使用者名單
  • 使用頻率
  • 問卷結果
  • 客戶訪談
  • 合作意向書
  • 付費測試
  • 顧客旅程
  • 服務前後差異

節能減碳計畫

  • 用電紀錄
  • 能源基線
  • 設備運轉時數
  • 改善前後比較
  • 計算公式
  • 量測設備資料
  • 碳排計算依據
  • 異常警示紀錄

七、成果未完全達成怎麼辦?

最不建議的做法是隱瞞、刪除或改寫原查核點。

如果成果未完全達標,應儘早與計畫辦公室聯繫,並依實際情況說明:

  1. 原定目標
  2. 實際完成結果
  3. 未達成原因
  4. 已採取的改善方法
  5. 是否有替代成果
  6. 後續完成時程
  7. 對整體計畫的影響

例如:

原訂辨識準確率為95%,實際測試結果為92%。主要差異來自反光材料樣本不足。計畫期間已新增資料增強方法與光源校正模組,使準確率由初期86%提高至92%。相關測試數據及改善紀錄詳附件。

最終是否接受、要求補正、核減經費或採其他處理,應由主管機關及審查單位依契約與個案情況認定,企業不能自行認定「差一點沒關係」。


八、成果報告常見錯誤

錯誤一:只寫完成,沒有數據

例如:

已完成系統開發,功能運作正常。

應補充:

  • 完成哪些模組
  • 測試多少次
  • 達到什麼性能
  • 在什麼環境運作
  • 如何證明正常

錯誤二:只放照片,沒有說明

每張照片應標註:

  • 拍攝日期
  • 地點
  • 測試項目
  • 設備名稱
  • 對應查核點
  • 結果摘要

錯誤三:成果與查核點無法對應

報告寫了很多研發歷程,但沒有逐項回答原查核點是否達成。

錯誤四:測試方法前後不一致

計畫書原訂用實際場域測試,結案卻只提供內部模擬結果。

錯誤五:使用行銷資料取代研發成果

網站流量、粉絲數或廣告曝光可以作為市場成果的一部分,但不能取代技術、產品或服務查核指標。

錯誤六:成果在計畫期程後才完成

原則上,列入驗收的工作與支出應在核定計畫期間內完成;如有期程變更需求,應依契約提前提出,不宜等到期程結束後才補做。


九、會計結案要準備什麼?

結案通常同時進行技術與財務查證。企業應依核定經費表、契約及會計編列規定,整理完整支出資料。

常見財務文件

  • 經費彙總表
  • 各科目明細表
  • 補助款與自籌款分攤表
  • 會計傳票
  • 原始憑證
  • 付款證明
  • 專戶存摺
  • 銀行對帳資料
  • 薪資清冊
  • 投保資料
  • 勞健保及退休金資料
  • 採購單
  • 報價單
  • 合約
  • 驗收單
  • 財產或設備管理資料
  • 委外成果
  • 技術移轉證明

SBIR管理手冊要求企業在結案時提供已結清或銷戶的專戶存摺,以利後續會計查核與請款;實際辦理時間及方式應依個案通知。


十、各類經費核銷重點

1. 人事費

應確認:

  • 人員為核定或已完成變更的人員
  • 實際參與計畫
  • 薪資金額有依據
  • 投入月數合理
  • 薪資有實際支付
  • 投保資料一致
  • 不重複由其他政府計畫補助

如研發人員替換、人月調整,或原列待聘人員已到職,應在計畫執行期間完成相關變更或備查,避免結案時人事費無法核銷。

2. 消耗性器材與原材料費

應保留:

  • 採購憑證
  • 材料名稱
  • 數量與單價
  • 使用目的
  • 領料或使用紀錄
  • 與研發工作的對應關係

一般辦公用品或與研發無直接關係的材料,可能無法認列。

3. 設備使用費或維護費

應說明:

  • 設備與計畫的關係
  • 使用期間
  • 計算方式
  • 維護內容
  • 支出憑證
  • 使用或維護紀錄

不要將設備採購金額直接當成可全額核銷費用,應依核定科目及會計原則處理。

4. 委託研究或委外費

應準備:

  • 委外契約
  • 工作範圍
  • 報價或議價資料
  • 階段成果
  • 驗收紀錄
  • 發票
  • 付款證明
  • 智慧財產權歸屬

只有發票,沒有具體成果及驗收紀錄,通常不足。

5. 技術移轉或智慧財產費用

應確認:

  • 契約內容
  • 技術標的
  • 權利範圍
  • 授權期間
  • 實際付款
  • 與本計畫的必要性

部分計畫明確要求技術或智慧財產權購買費,須在財務結案報告出具前完成支付;企業仍應以所屬計畫及契約規定為準。

6. 差旅費

應保留:

  • 出差申請
  • 行程
  • 交通憑證
  • 住宿憑證
  • 出差報告
  • 與研發工作的關聯

一般業務拜訪、推銷或非計畫活動,不宜混入研發差旅。


十一、經費超支或沒花完怎麼辦?

實際支出超過核定金額

企業不能因為實際支出增加,就要求追加已核定補助款。SBIR會計管理資料明確指出,實際支出超過計畫經費時,企業不得要求增加撥付。

部分科目未用完

未使用經費不代表一定有問題,但應確認:

  • 是否影響工作完成
  • 是否造成查核點未達成
  • 是否需繳回未支用補助款
  • 是否有科目流用或變更需求
  • 是否符合契約的補助比例

實際支出低於核定經費

主管機關通常會依實際認列支出、補助比例及契約計算最終補助金額。若已撥款高於應認列金額,可能須辦理繳回。

科目之間需要調整

不要在結案時自行將不同科目互相挪用。若執行期間發現預算配置需要調整,應先依契約確認是否:

  • 可自行流用
  • 須報備
  • 須事前申請核准
  • 不得變更

十二、專戶管理與結清重點

SBIR補助款通常須依契約進行專戶管理。

企業應定期核對:

  • 每期補助款入帳
  • 公司自籌款投入
  • 每筆計畫支出
  • 銀行手續費
  • 專戶利息
  • 退款或沖銷
  • 期末餘額

結案時可能涉及:

  • 專戶孳息繳回
  • 未支用補助款繳回
  • 專戶餘額結清
  • 專戶銷戶
  • 提供完整存摺明細

不要在結案前任意將餘額轉出,也不要將非本計畫交易混入專戶。


十三、驗收簡報怎麼準備?

若收到簡報或會議審查通知,簡報內容應以「證明完成」為中心,而不是重新進行一次提案。

建議架構如下。

第1頁:計畫基本資料

  • 計畫名稱
  • 公司名稱
  • 執行期間
  • 核定經費
  • 主持人

第2頁:原計畫目標

用一頁說明:

  • 原始問題
  • 研發目標
  • 預期成果

第3頁:執行內容

以流程圖呈現主要工作:

  • 資料蒐集
  • 技術開發
  • 原型製作
  • 測試驗證
  • 場域導入

第4至第6頁:核心成果

每一頁聚焦一項成果:

  • 技術內容
  • 完成畫面或樣品
  • 測試數據
  • 改善前後比較

第7頁:查核點對照

查核點
目標值
實際值
達成結果
辨識準確率
90%
92%
達成
場域測試
2處
2處
達成
系統模組
3項
3項
達成

第8頁:市場與效益

  • 試用客戶
  • 合作成果
  • 成本改善
  • 營收或訂單
  • 商品化規劃

第9頁:經費執行情況

簡要說明:

  • 核定經費
  • 實際支出
  • 執行率
  • 重大差異

第10頁:後續規劃

  • 下一階段產品化
  • 認證或量產
  • 市場推廣
  • 智慧財產權
  • 投資與人力需求

十四、驗收展示時要注意什麼?

軟體系統

不要只準備截圖,應準備:

  • 可操作的測試帳號
  • 穩定的展示環境
  • 備用錄影
  • 測試資料
  • 操作腳本
  • 網路中斷備案
  • 權限及個資遮蔽

硬體產品

應準備:

  • 可運作樣品
  • 備用零件
  • 測試治具
  • 規格表
  • 測試結果
  • 操作安全說明
  • 故障備案

AI模型

應能解釋:

  • 資料來源
  • 樣本數
  • 訓練與測試資料如何區分
  • 指標如何計算
  • 誤判案例
  • 模型限制
  • 與原方法的差異

創新服務

應提出:

  • 實際使用者
  • 服務流程
  • 使用紀錄
  • 回饋結果
  • 付費或合作證明
  • 改善前後比較

十五、驗收時常被問哪些問題?

常見問題包括:

技術面

  • 最困難的技術問題是什麼?
  • 與現有產品的差異在哪裡?
  • 測試數據如何取得?
  • 樣本是否具有代表性?
  • 為什麼使用這個性能指標?
  • 未達標的項目原因是什麼?
  • 哪些成果由公司自行研發?
  • 委外廠商負責哪些部分?

執行面

  • 為什麼實際工作與原計畫不同?
  • 人員為什麼異動?
  • 是否有提出變更?
  • 為什麼部分工作延後?
  • 測試場域是否確實使用?

市場面

  • 有沒有實際客戶?
  • 客戶是否願意付費?
  • 如何定價?
  • 與競爭方案相比有什麼優勢?
  • 結案後如何商品化?

財務面

  • 為什麼某項費用增加?
  • 委外成果如何驗收?
  • 為什麼材料數量較多?
  • 人員實際投入多少?
  • 經費是否與其他補助重複?

十六、常見退補件或核減原因

1. 人員與核定名單不符

實際參與人員未完成變更或缺少投保、薪資及付款資料。

2. 憑證日期不在計畫期間

支出太早或太晚,無法證明屬於計畫執行期間。

3. 付款證明不足

只有發票,沒有銀行轉帳、支票兌現或其他實際付款證明。

4. 委外沒有驗收

只有合約與發票,沒有交付成果、測試紀錄及公司驗收文件。

5. 支出與研發無關

一般營運、行政、銷售、宣傳或公司共用費用,被列入研發計畫。

6. 經費與核定科目不符

核定為材料費,實際卻購買設備或軟體服務。

7. 查核點證據不足

只有文字說明,沒有原始數據、測試紀錄或第三方證明。

8. 計畫內容重大變更未申請

技術方向、產品規格、場域、人力或預算已大幅改變,卻未依程序辦理。

9. 補助與自籌比例錯誤

支出全部由補助款負擔,沒有依核定比例投入公司自籌款。

10. 專戶紀錄不完整

專戶混入其他交易、缺少存摺明細、利息未處理或餘額無法核對。


十七、不同情況的結案處理方式

情況一:全部查核點如期達成

重點是:

  • 證據完整
  • 數據可重現
  • 報告與原計畫一致
  • 經費核銷清楚
  • 市場效益有初步佐證

不要因為成果已達標,就忽略文件細節。


情況二:部分技術指標未達標

應:

  1. 立即盤點影響範圍。
  2. 保存所有測試數據。
  3. 說明原因與改善歷程。
  4. 確認是否能在期程內補強。
  5. 必要時依程序提出變更或展延。
  6. 不得自行修改原核定指標。

情況三:產品完成,但場域測試不足

可補強:

  • 實際測試紀錄
  • 客戶操作畫面
  • 場域簽認
  • 使用者問卷
  • 系統日誌
  • 設備運轉紀錄

若原計畫明訂場域數量或試用家數,仍須依原查核點達成。


情況四:研發人員中途離職

應在執行期間:

  • 申報人員異動
  • 提出替代人員資料
  • 調整工作分工
  • 保存離職前後工作交接紀錄
  • 確保人事費依實際投入核銷

不要等結案才一次說明。


情況五:經費沒有用完

應確認:

  • 工作是否完整達成
  • 是否影響技術成果
  • 最終補助款如何計算
  • 是否需要繳回餘款
  • 專戶利息如何處理

沒有把預算全部花完,不一定代表執行失敗;但未完成工作卻留下大量經費,會影響計畫合理性。


情況六:計畫需要延長

展延通常涉及契約變更,不能在計畫到期後才自行決定。

企業應及早提出:

  • 展延原因
  • 已完成進度
  • 未完成工作
  • 新時程
  • 對經費的影響
  • 查核點調整
  • 相關佐證

是否核准以及可延長多久,須依契約與主管機關決定。


情況七:公司無法繼續執行

應儘速通知計畫辦公室,不宜停止聯繫或拖到結案日。

可能涉及:

  • 計畫終止
  • 已完成成果認定
  • 經費查核
  • 補助款繳回
  • 違約責任
  • 後續申請資格

實際處理應依個案契約及主管機關通知辦理。


十八、結案資料如何建立資料夾?

建議使用固定結構。

01_核定與契約

  • 核定函
  • 補助契約
  • 核定計畫書
  • 歲出預算表
  • 變更核准文件

02_工作項目

依工作項目建立子資料夾:

  • 工作項目一
  • 工作項目二
  • 工作項目三

03_查核點

每一項查核點單獨建立:

  • 查核點1_測試數據
  • 查核點2_系統畫面
  • 查核點3_場域證明

04_技術成果

  • 設計圖
  • 程式文件
  • 模型資料
  • 樣品照片
  • 測試報告
  • 操作影片

05_市場驗證

  • 客戶名單
  • 試用紀錄
  • 問卷
  • 合作意向
  • 訂單及營收

06_人員

  • 人員名冊
  • 投保資料
  • 薪資資料
  • 工作紀錄
  • 人員變更

07_經費

依會計科目分類:

  • 人事費
  • 材料費
  • 設備費
  • 委外費
  • 差旅費
  • 技術移轉費

08_專戶

  • 存摺封面
  • 交易明細
  • 自籌款
  • 利息
  • 結清資料

09_結案報告

  • 初稿
  • 內部審核版
  • 正式送件版
  • 補件版
  • 最終核定版

十九、送件前自我檢查表

技術成果

  • 所有工作項目是否逐項說明?
  • 所有查核點是否有結果?
  • 是否附測試方法與原始數據?
  • 照片是否有日期與說明?
  • 系統、樣品或服務是否可以展示?
  • 未達標項目是否誠實說明?

文件一致性

  • 計畫名稱是否一致?
  • 計畫期程是否一致?
  • 人員名單是否一致?
  • 經費金額是否一致?
  • 查核點文字是否與核定版本一致?
  • 變更是否有核准文件?

經費核銷

  • 每筆費用是否與計畫直接相關?
  • 是否有發票或合法憑證?
  • 是否有實際付款證明?
  • 支出日期是否在計畫期間?
  • 委外項目是否完成驗收?
  • 人事費是否有薪資與投保資料?
  • 補助款與自籌款是否依比例分攤?

專戶管理

  • 專戶交易是否能逐筆核對?
  • 是否投入應有自籌款?
  • 是否有非計畫交易?
  • 孳息是否已計算?
  • 餘額是否符合會計報告?
  • 是否已依通知準備結清或銷戶?

驗收準備

  • 是否有驗收簡報?
  • 是否準備系統或樣品展示?
  • 是否有離線備援資料?
  • 主持人是否熟悉全部查核點?
  • 技術、人事及財務差異是否有說法?
  • 所有數字是否能追溯來源?

二十、SBIR結案FAQ

Q1:SBIR成果報告何時要交?

應依補助契約及計畫辦公室通知辦理。過往中央型SBIR管理手冊曾規定各期終了後一定期限內繳交期中或結案報告,但現行個案應以最新通知為準,不宜直接沿用舊版手冊期限。

Q2:成果完成就一定能通過驗收嗎?

不一定。

除了技術成果,還要確認查核點、執行期程、人員、經費、專戶及文件均符合規定。

Q3:查核點超過目標值,可以抵銷其他未達項目嗎?

通常不能自行相互抵銷。

每個查核點都有其驗收目的。某項成果超標,不代表另一項未完成可自動視為達成,仍須由審查單位認定。

Q4:測試報告一定要第三方出具嗎?

要看核定計畫書及查核點規定。

若原計畫明訂第三方檢測、認證或外部驗證,就必須依承諾辦理;若未明訂,也應提出具可信度的內部測試方法及完整原始紀錄。

Q5:委外廠商做完系統,有發票就能核銷嗎?

通常不足。

還應有委外契約、工作內容、交付成果、驗收文件及付款證明,並清楚說明智慧財產權及成果歸屬。

Q6:人員離職後還能核銷先前人事費嗎?

應依其實際參與期間、薪資支付、投保資料及核定或變更情況認定。人員異動應在執行期間辦理,不宜等結案才補報。

Q7:計畫做完但沒有產生營收,會無法結案嗎?

不一定。

應看核定計畫的階段及查核點。Phase 1可能重點在可行性驗證;Phase 2則重視研發成果與場域驗證;Phase 2+通常會更重視加值應用、試量產、試營運或商品化成果。

但若計畫書已承諾訂單、營收、試用家數或商業效益,就應提出實際證據或差異說明。

Q8:結案後資料還要保存嗎?

需要。

過往SBIR會計管理資料規定,原始憑證及相關帳務資料應自結案驗收後至少保存一定期間備查;個案應依契約、補助規定、會計法令及主管機關通知保存。

Q9:結案後還需要回報成果嗎?

可能需要。

115年度申請須知載有結案後成果回饋要求,且結案後三年間未完成回饋者,可能影響再次申請資格。實際回報內容、期間及方式應依主管機關通知辦理。

Q10:中央型SBIR與地方型SBIR結案規定相同嗎?

不完全相同。

地方型SBIR由各直轄市、縣市政府辦理,申請、簽約、經費與結案文件可能各有規定。經濟部SBIR網站也將地方型SBIR列為不同計畫類型,企業應使用申請所在地政府提供的文件。


結論:SBIR結案要從計畫執行第一天開始準備

SBIR結案最重要的不是最後寫出多少頁報告,而是企業能否建立完整證據鏈:

核定工作項目 → 實際執行紀錄 → 查核點數據 → 成果佐證 → 經費憑證 → 驗收結果

企業應從計畫開始執行時,就同步管理技術資料、測試紀錄、人員異動、採購憑證、專戶明細及場域驗證。

結案前至少要完成三次檢查:

  1. 核定計畫書與實際成果是否一致
  2. 成果與每項查核點是否能逐項對應
  3. 每筆支出是否具有完整且合理的核銷證據

如發現期程、查核點、人員或經費需要調整,應在計畫執行期間儘早依契約辦理,不要等到期程結束後才補救。


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